Manos Unidas cuenta con un sistema de gestión que regula el funcionamiento y establece los criterios para decidir la idoneidad de nuestra actuación. Los componentes de este sistema son:
Políticas: Política de compras y selección de proveedores, Política de personal, Política de conflicto de intereses (órgano de gobierno), Política de evaluación de proyectos de desarrollo, y Política de socios locales.
Procedimientos: en proyectos: estudio, ejecución, seguimiento y cierre de acciones y proyectos de desarrollo (fondos propios y cofinanciados por entidades públicas o privadas); en personas: selección, acogida y gestión de personas (voluntarias y contratadas); y en económico: gestión de fondos finalistas, gestión de caja, donaciones en efectivo, solicitud de anticipos y justificación de gastos.
Normativas: manual interno para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo; Criterios para la contratación de personal en delegaciones; Manual de proyectos; Documento normativo para el estudio de acciones de cooperación al desarrollo en Manos Unidas; Guía y documento para la gestión de programas y convenios de cooperación para el desarrollo; Manual de socios; Manual de viajes a países de intervención; Protocolo de seguridad y salud; Manual de imagen corporativa; Manual de quejas y solicitudes de información, Documento de criterios de gestión medioambiental; Documento y firma de incompatibilidades y ostentación de otros cargos (órganos de gobierno); Manual de acogida para nuevos miembros de la Comisión Permanente, Manual de tesorería para delegaciones, Guía para universidades, Manual de comarcales.
En cuanto a los mecanismos de control específicos en aplicación de fondos, son los siguientes:
Política de Compras: Manos Unidas cuenta con una Política de Compras y Selección de Proveedores, que establece que en todas las tareas de compra y adquisición de bienes y servicios deben presidir los principios de austeridad, eficiencia, transparencia y autorización, y especifica el modo en el que nos comprometemos a hacerlo.
Procedimiento Selección Proveedores y Autorización Gasto: También cuenta con un Procedimiento sobre Selección de Proveedores y Autorización del Gasto que concreta pautas de trabajo obligatorias que velan por el correcto uso de los medios económicos que contamos para realizar nuestra tarea. Entre estas pautas está la de solicitar autorización a un nivel superior jerárquico en el caso de que una unidad de la organización supere en un porcentaje dado el gasto que tenía previsto realizar según su presupuesto o necesite realizar un gasto no previsto según también unos porcentajes.
Sistema de control de pagos, uno a uno: Por último, los pagos a nuestros socios locales están autorizados uno a uno según un procedimiento de asignación de fondos en el que intervienen, por un lado, los miembros de la Comisión Permanente, órgano de gobierno supeditado a la Asamblea y que se reúne mensualmente, y por otro lado, los responsables de los países en los que se encuentra cada proyecto, los coordinadores responsables de cada continente de Proyectos y, por último, el departamento de económico y contabilidad.
Fases del proyecto y de los pagos: como consecuencia de nuestros controles internos, un proyecto y el pago del mismo van pasando por fases que son autorizadas por personas distintas según van interviniendo cuando les corresponde. Estas fases son:
Proyectos: Estudio / Aprobado / Terminado / Anulado.
Pagos: Liberado / Ordenado / Confirmado / Recibido.
